Senior Study Support Assistant

Study Start-up Assistant

• Contrat : CDI à temps plein 37h/semaine + RTT ; à débuter dès que possible
• Lieu : Nanterre
• Entreprise : ICON Clinical Research SARL : ICON est un des leaders mondiaux des prestataires en recherche clinique (CRO), spécialisé dans le développement des médicaments. Environnement international.

• Profil recherché :
  • Excellent sens de l’organisation
  • Dynamisme. Rigueur. Capacité d'adaptation et disponibilité. Goût pour le travail en équipe, écoute et réactivité, empathie.
  • Diplôme en rapport l’assistanat (Bac à diplôme d'études secondaires ou équivalent) et/ou les sciences
  • Précédente expérience d’assistante dans le domaine de la recherche clinique serait un plus
  • Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Outlook, Word, Powerpoint)
  • Qualités d’expression à l’écrit et à l’oral
  • Anglais courant
• Principales tâches du poste
• support administratif des associés (SSUA – Study Start Up Associate) spécialisés en activités de démarrage d’étude :
  • inclus le tracking des contrats/des soumissions
  • Inclus le filing (Trial Master File)
  • Transférer les données des CV des investigateurs sur des CV« summary »
  • Support dans la traduction simple/succincte (document requis pour les soumissions ou commentaires de CPP ou ANSM)
  • Support dans la coordination des traductions par un traducteur externe / Demande de devis au traducteur externe et suivi de la validation des devis de traduction par les équipes projets
  • Ajout des coordonnées des centres investigateurs dans les lettres d’information et de consentements pour les patients
  • Envoi des documents approuvés (Protocole, Brochure Investigateur, Lettre d’Information et de Consentement pour les patients…) par les Autorités Compétentes (ANSM/CPP/CNOM/CNIL…) aux centres investigateurs dans les 15 jours suivant l’approbation
  • Ouverture du courrier postal quotidien de l’équipe SSU, scanner et distribuer aux destinataires concernés
  • Aide à la bonne maintenance des imprimantes au niveau « utilisateur » : dépannages simples, changement des cartouches de toner, recharge des plateaux papier etc.
  • Gestion des membres de l’équipe dans les listes de distribution Outlook – ajouts et suppressions de membres de l’équipe
  • Conseils et aide aux collègues concernant l’utilisation de Microsoft Word
• En charge du suivi des impressions externalisées
• En charge des impressions et envois par DHL :
  • des dossiers de soumissions initialement préparés par les SSUA
  • des contrats financiers aux centres
  • des mailings d’ouverture aux Directions Hospitalières et Pharmacies Hospitalières
• En charge des commandes de fournitures (classeur, intercalaires, chemises ou dossiers cartonnés…) au fournisseur externe
• Suivi des envois des soumissions aux Autorités Compétentes (ANSM/CPP/CNOM/CNIL…)
• Suivi des signatures des contrats financiers par le directeur des Opérations Cliniques et par les centres investigateurs
• Pour la Transparence
  • Tracking  des données des contrats financiers avec les centres/des rémunérations faites aux centres/Report des avantages donnés aux Professionnels de Santé  dans un tracker excel
• Pour les réunions d’équipe SSU toutes les 2 semaines
  • Envoi des invitations Outlook/Webex nécessaires aux téléconférences aux SSUA
  • Préparation de la salle de réunion (imprimer les slides, connecter les appareils pour la communication orale)
  • Prise de notes et rédaction des Minutes en langue anglaise.